Site ve apartman yönetimi daha önce hiç kurulmadıysa, baştan kurulacaksa olması gereken evraklar vardır. Bunun için 634 sayılı kat mülkiyeti kanunundan yararlanabilirler. Bu kanunun 5. bölümünde gerekli açıklama yapılmıştır.
Öncelikle yapılması gereken site projesi kurmaktır. Bu projede sitenizin olması muhtemel giderleri belirlenir. Giderlerin karşılanması için toplanması gereken gelirler hesap edilir.
Site ya da apartman yönetimi o sitede yaşayanları ilgilendiren bir durumdur. İlgili sitede tüm kat malikleri, ilgili kurumu bilgilendirmesi gerekir.
Bunların dışında site veya apartman yönetimi için gerekli evraklar :
* Kat mülkiyetinin kuruluş belgeleri arasında yer alan ve bölge belediyesi, tapu müdürlüğü gibi kurumlarca düzenlenen kat irtifakı ve tapu gibi tüm belgeler site yönetimi kurmak için gerekli evraklardır.
* Gelir-gider defteri, banka yazışmaları gibi mali durumu özetleyici belgeler de site yönetimi oluşturulurken gerekli belgelerdendir.
* Genel kurul kararlarının yazıldığı noter makamından onaylı karar defteri de en önemlilerinden biridir. Defter her yıl aralık ayının sonunda ilgili notere kapattırılır.
* Site yönetimi kurulması şartlarından biri de, çoğunluğun sağlanması zorunluluğudur.
* İkamet eden toplam malik sayısının yarısından bir fazlası, ilk kurulda yönetimin seçilmesi için gerekli çoğunluk anlamına gelmektedir. Önceden yöneticilik yapmış birisi tekrar aday olabilir ve bunun bir üst sınırı yoktur.
* Kat mülkiyeti kanununda site yönetimi kurulması şartları ve site yönetimi kurmak için gerekli evraklar en küçük anlaşmazlığa dahi çözüm getirecek şekilde belirlenmiştir.
* Bu kanun incelendiğinde göze çarpan ilk ve en önemli şart, ikamet edilen gayrimenkulün en az sekiz bağımsız bölümü içermesi durumunda yönetici atanması zorunluluğudur.
* Buradaki bağımsız bölümden kasıt, dairelerin farklı farklı kişilerce sahiplenmiş olmasıdır; yani katların tapularının farklı kişiler adına çıkartılmış olmasıdır.
* Eğer tüm dairelerin tek bir sahibi var ise; bu durumda yönetici o kişi olmak zorundadır.
